Jälki-ilmoitukset EU-hankinnoissa: Oikeudelliset vaatimukset ja käytännön merkitys

EU-kynnysarvot ylittäviä hankintoja koskee jälki-ilmoitusvelvollisuus. Jälki-ilmoituksen tekeminen on EU-hankintoja koskeva keskeinen hankintayksiköille asetettu velvoite (hankintalain 58 §), jonka taustalla on tavoite varmistaa hankintaprosessien avoimuus ja mahdollistaa julkisten varojen käytön seurantaa EU-laajuisesti. Ilmoituksia ei kuitenkaan vieläkään tehdä täysin kattavasti. Osa jälki-ilmoituksista jää tilastotietojen perusteella tekemättä (esim. verrataan HILMA:ssa julkaistuja ilmoituksia ja https://www.tutkihallintoa.fi/ -dataa). 

Jälki-ilmoitusvelvollisuus koskee myös kynnysarvon ylittäviä käyttöoikeussopimuksia ja hankintalain liitteen E mukaisia palveluhankintoja sekä EU-kynnysarvon ylittäviä suorahankintoja.

Alla on tarkemmin käsitelty jälki-ilmoitusvelvollisuutta.

Jälki-ilmoituksen laatiminen – lakisääteinen velvollisuus

Milloin jälki-ilmoitus pitää tehdä?

EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa hankintayksikön on tehtävä jälki-ilmoitus 30 päivän kuluessa seuraavista tapahtumista:

• Hankintasopimuksen tekeminen: Kun tarjouskilpailun perusteella solmitaan sopimus.
• Hankinnan keskeyttäminen: Jos hankinta päätetään keskeyttää, jälki-ilmoituksessa on ilmoitettava keskeytyksen syyt.
• Ennakkoilmoitukseen perustuva hankinta: Jos hankinnasta on julkaistu vain ennakkoilmoitus, jälki-ilmoitus on tehtävä sopimuksen tekemisen jälkeen.

Erityistapauksissa, kuten dynaamiseen hankintajärjestelmään perustuvissa hankinnoissa, jälki-ilmoitukset voidaan toimittaa koottuina neljännesvuosittain. Käyttöoikeussopimusten osalta jälki-ilmoitukselle on annettu pidempi, 48 päivän määräaika.

Jälki-ilmoitus tulee tehdä puitejärjestelystä itsestään, mutta ei kuitenkaan siihen perustuvista järjestelyn sisäisistä yksittäisistä hankintasopimuksista.

Markkinaoikeuteen tehty muutoksenhaku lykkää jälki-ilmoituksen tekemistä, kunnes oikeuskäsittely on päättynyt ja hankintasopimus on solmittu.

Jälki-ilmoituksen sisältö

Jälki-ilmoituksen on sisällettävä ainakin:

• Hankintayksikön tiedot: Kuka on tehnyt hankinnan.
• Hankinnan voittanut tarjoaja: Yrityksen nimi, jonka kanssa sopimus on solmittu.
• Hankintasopimuksen kokonaisarvo: Sopimuksen kokonaisarvo, mukaan lukien mahdolliset optiokaudet.
• Keskeyttämistiedot: Jos hankinta on keskeytetty, ilmoituksessa on kerrottava keskeyttämisen syyt.

Ilmoitusten tiedot eivät saa vaarantaa yleistä etua, paljastaa liikesalaisuuksia tai haitata tarjoajien välistä kilpailua.

Ilmoitusprosessi ja julkaisu

Jälki-ilmoitus tehdään sähköisesti HILMA-palvelussa. EU-laajuisissa hankinnoissa TED-tietokanta muistuttaa jälki-ilmoituksesta ja edellyttää alkuperäisen hankintailmoituksen EUVL-numeron ilmoittamista. Tämä varmistaa tiedon jäljitettävyyden ilmoitettuun hankintaan.

Miksi jälki-ilmoitus on tärkeä?

Jälki-ilmoitus palvelee useampaa keskeistä tarkoitusta:

1. Valvonta ja läpinäkyvyys: Mahdollistaa hankintaprosessien ja päätösten avoimuuden, mikä vahvistaa luottamusta julkisten varojen käyttöön.
2. Tilastointi ja markkinoiden toimivuus: Jälki-ilmoitusten tiedot auttavat myös tarjoajayrityksiä, erityisesti pk-yrityksiä, tunnistamaan markkinamahdollisuuksia ja voivat tarjota välillisesti tietoa esimerkiksi alihankintaurakoista.
3. Tarve tehdä hankintasopimukseen muutoksia sopimuskaudella. Sopimusmuutosilmoituksessa edellytetään jälki-ilmoituksen EUVL-numeroa. Sallituksen sopimusmuutoksen arvoa verrataan hankintasopimuksen todelliseen, eli yleensä jälki-ilmoituksella ilmoitettuun arvoon.
4. Jälki-ilmoitus lyhentää muutoksenhakuaikaa suorahankinnassa. Jälki-ilmoitus lyhentää valitusajan 30 päivään ilmoituksen julkaisemisesta, kun se muuten olisi enimmillään kuusi (6) kuukautta. 

Jälki-ilmoitusten asianmukainen laatiminen on paitsi lakisääteinen velvollisuus myös keskeinen keino edistää reilua kilpailua ja julkisten hankintojen tehokkuutta. Tämä korostaa hankintayksiköiden huolellisuuden merkitystä jälki-ilmoitusten valmistelussa ja julkaisemisessa.

Mitä jos jälki-ilmoitusta ei julkaista?

Jälki-ilmoituksen julkaisematta jättämistä ei ole varsinaisesti sanktioitu nykyisessä hankintalaissamme, ainakaan toistaiseksi. Joissakin muissa EU-valtioissa se on suoraan sanktioitua.

Hankintoja valvova viranomainen voi silti puuttua asiaan, kuten muistuttaa asiasta hallinnollisin toimenpitein.

Johtopäätökset

Jälki-ilmoitukset ovat olennainen osa EU-hankintoja ja ne pitää muistaa tehdä annetussa aikaikkunassa. Ilmoituksen julkaiseminen on paitsi lakisääteinen velvollisuus, mutta siitä on myös hyötyä.