Julkiset hankinnat tarjoavat yrityksille merkittäviä liiketoimintamahdollisuuksia, mutta tarjousprosessissa virheiden sallittavuus on huomattavasti rajatumpaa verrattuna yksityisen sektorin tarjousprosesseihin.
Julkisia hankintoja koskeva lainsäädäntö asettaa rajoja sille, miten tarjousmenettelyissä tulee menetellä. Hankintayksikön tehtävänä on asettaa ehdot tarjouspyynnössä. Itsessään tarjouspyynnön monimutkaisuuskin voi joskus tuottaa haasteita. Tarjousten tekemisessä tapahtuvat pieneltäkin tuntuvat virheet voivat joskus johtaa tarjouksen hylkäämiseen eikä virhettä ole mahdollista useinkaan korjata enää tarjousajan umpeuduttua. Tässä artikkelissa käsittelemme joitakin yleisimpiä tarjousten jättämisessä toistuvia virheitä ja annamme konkreettisia vinkkejä niiden välttämiseksi.
Puutteellinen tarjousdokumentaatio
Monet tarjoajat kompastuvat tarjouksessaan vaadittujen dokumenttien tai vastausten puutteellisuuteen. Tarjouspyynnöissä vaaditaan usein yksityiskohtaisia tietoja, jotka voivat sisältää taloudellisia lukuja, referenssejä ja teknisiä kuvauksia. Jos näitä tietoja ei toimiteta oikein tai kokonaisuudessaan, tarjous on hyvin herkästi tarjouspyynnön vastainen. Tällöin hankintayksikön on suoraan lain nojalla pääsääntöisesti hylättävä tarjous ja suljettava se ulos tarjouskilpailusta.
Vinkki: Tarkista huolellisesti ja ajoissa tarjouspyynnön kaikki vaatimukset ja varmista, että toimitat kaikki pyydetyt dokumentit ja tiedot. Hankintayksikkö ei voi hakea lisätietoa esimerkiksi yrityksen julkisilta verkkosivuilta tai luottaa aiempaan hiljaiseen tietoonsa. Vain tarjouksessa annettu tieto ratkaisee!
Tarjouspyynnön vaatimusten ymmärtäminen väärin
Toinen yleinen virhe on tarjouspyynnön vaatimusten väärä tulkinta tai oletus. Jos et ymmärrä täysin, mitä hankintayksikkö vaatii, on mahdotonta tarjota oikeita ratkaisuja. Tämä voi johtaa siihen, että tarjous ei vastaa tarpeisiin tai jää puutteelliseksi. Joskus syy on tarjouspyynnössä itsessään. Tätä varten on hyvin tärkeää, että tarjoajat käyttävät mahdollisuuttaan esittää tarjouspyyntöä koskevia lisätietokysymyksiä niille varatussa määräajassa sekä perehtyvät kysymyksiin annettuihin vastauksiin ja huomioivat ne tarjouksessaan ennen sen jättämistä.
Jos tarjouspyyntö tämänkin jälkeen jää epäselväksi, on syytä kiireesti kääntyä hankinta-ammattilaisen puoleen ja pyytää arviota tilanteesta jo tarjousaikana. Mitä nopeammin asia ratkeaa, sitä enemmän on käytettävissä vielä eri työkaluja, jotka usein ovat halvempia kuin jälkikäteinen valitusprosessi tai täysin menetetty diili.
Vinkki: Lue tarjouspyyntö huolellisesti ja tarvittaessa kysy lisätietoja hankintayksiköltä tarjouspyynnössä annettujen ohjeiden ja raamien puitteissa. Ole myös tarvittaessa heti yhteydessä hankintoihin erikoistuneisiin asiantuntijoihin, ja pyydä arviota tilanteesta.
Puutteellinen soveltuvuusreferenssien esittäminen
Usein hankintayksiköt vaativat tarjouspyynnössä soveltuvuusvaatimuksena kokemusreferenssejä aikaisemmista vastaavista projekteista varmistaakseen tarjoajan kyvykkyyden toteuttaa sopimus. Puutteellinen soveltuvuusreferenssien esittäminen voi tiputtaa tarjoajan ulos menettelystä hyvinkin herkästi, koska soveltuvuutta kuvaava vaatimus on ehdoton: se joko täyttyy tai ei. Ehdon täyttymiseen liittyvä epäselvyys, kuten puutteellisesti annettu referenssikuvaus tulkitaan tarjoajan vahingoksi. Lähtökohtaisesti tarjoaja suljetaan ulos tarjouskilpailusta.
Vinkki: Tarkista referenssivaatimukset huolella ja varmista, että ilmoitettavat referenssisi ovat tarjouspyynnön ehtojen mukaisia. Esitä referenssit ja niistä vaaditut tiedot mahdollisimman selkeästi ja vastaa siihen mitä kysytään.
Lopuksi
Onnistunut tarjous julkisessa hankinnassa edellyttää huolellisuutta ja tarkkuutta. Vältä yleisimmät virheet ja paranna tarjousprosessiasi seuraamalla yllä olevia ratkaisuehdotuksia. Mikäli kaipaat apua tarjouksen laatimiseen liittyen tai kysymyksesi koskee muuta hankintamenettelyyn liittyvää asiaa tarjousmenettelyn eri vaiheissa, asiantuntijamme ovat valmiita auttamaan sinua.
