Asiantuntijapalveluiden kilpailuttaminen

Asiantuntijapalveluiden kilpailuttaminen on olennainen osa julkisia hankintoja. Asiantuntijapalveluita on lähes rajattomasti erilaisia, ja ne eroavat toisistaan merkittävästi sisällön ja ehtojen osalta – osa hankintayksiköistä hankkii vaikkapa pääasiassa tietyn alan teknisiä asiantuntijapalveluita ja osa tarvitsee vain juridisia tai muita hallinnollisia asiantuntijapalveluita.

Oli kyse minkälaisesta palvelusta tahansa, asiantuntijapalveluiden kilpailuttamisen tarkoituksena on ensisijaisesti varmistaa, että hankintayksiköt saavat parasta mahdollista palvelua kohtuullisin kustannuksin. Hankintalainsäädäntö ohjaa tätä kilpailutusprosessia ja sen toteuttamista, kuten muissakin hankinnoissa. Asiantuntijapalveluiden kilpailuttamisen on usein koettu olevan monimutkainen ja haasteellinen tehtävä, koska jo hankinnan kohteen määrittelyssä tulee miettiä välillä hyvinkin kompleksisia kysymyksiä. Tässä artikkelissa käsitellään asiantuntijapalveluiden kilpailuttamista hankintalain näkökulmasta, ja tarjotaan käytännön vinkkejä prosessin sujuvoittamiseksi.

Miksi kilpailuttaminen on tärkeää?

Jos unohdetaan kokonaan se, että hankintalainsäädännön kilpailuttamisvelvollisuudesta seuraa se, että kilpailuttaminen on kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa pakollista, mahdollistaa onnistunut kilpailutus sen, että hankintayksiköt saavat käyttöönsä alansa parhaat asiantuntijat tehokkuuden, laadun ja hinnan näkökulmasta.

Asiantuntijapalveluilla on usein merkittävä rooli hankintayksikön toiminnassa tai jonkin tietyn projektin toteuttamisessa. Epäonnistunut palveluntuottajan valinta voi aiheuttaa lisäkustannuksia ja pahimmillaan jonkin hankkeen täydellisen epäonnistumisen. Tämä voi realisoitua myös niin sanotuissa pitkän aikavälin kustannuksissa, jos esimerkiksi suunnitteluvaihe epäonnistuu asiantuntemuksen puutteen vuoksi.

Asiantuntijapalveluiden kilpailutus tarjoaa myös mahdollisuuden innovaatioiden ja uusien toimintatapojen tuomiseen organisaatioon, koska erilaiset tarjoajat (sopimuskumppanit) tuovat mukanaan erilaisia näkemyksiä ja ratkaisuja, joita ei välttämättä omasta takaa voi aina löytyä.

Asiantuntijapalvelun kilpailutuksen valmistelun vaiheet

Asiantuntijapalveluiden kilpailutuksen valmistelun vaiheet voidaan jakaa useaan eri vaiheeseen:

1. Tarpeiden määrittely:

Ennen kilpailutuksen varsinaisen valmistelun aloittamista on tärkeää selvittää hankintayksikön tarkka tarve. Mitä palveluja tarvitaan, ja mikä on hankinnan laajuus? Useimmiten asiantuntijapalveluiden kilpailutus on jaettu useisiin osa-alueisiin, joten jo tässä vaiheessa hankintayksikön on hyvä laatia lyhyt palvelukuvaus kustakin tarpeitaan vastaavasta osa-alueesta. Palvelukuvauksen laadinnassa tulee olla mukana asiantuntemusta ja ymmärrystä siitä, mitä ollaan hankkimassa ja mitä ehtoja on pidettävä keskeisinä palvelun toimivuuden kannalta.

2. Tarjouspyynnön laadinta:

Hankintayksikön tulee laatia selkeä tarjouspyyntö, jossa kerrotaan mahdollisimman yksityiskohtaisesti hankintayksikön tarpeet, odotukset palveluille sekä vaatimukset asiantuntijoille ja tuotettavalle palvelulle: kohdassa 1. mainittujen asioiden lisäksi mm. Osa-aluejaot, asiantuntijoiden vähimmäisvaatimukset, kuten kokemus, referenssit ja koulutus sekä arvio sopimuskaudella tapahtuvista ostoista / projektien määrästä, ja ennen kaikkea toimivat tarjousten vertailuperusteet.

Asiantuntijapalveluissa useinkaan pelkällä hinnalla kilpailuttaminen ei ole toimivin vaihtoehto (hinnat yleensä joka tapauksessa varsin kilpailtuja) ja toisaalta myöskään pelkät kokemusvuodet eivät välttämättä takaa hankintayksikön tarvitsemaa osaamista. Pohdi siis tarjouspyyntöä laatiessasi tarkkaan, minkälaisilla vertailuperusteilla saat tosiasiassa eroja tarjoajien välille (kokemus, asiakastyytyväisyyskyselyt, haastattelut jne.).

Lisäksi luonnos keskeisistä sopimusehdoista ja mahdollisista teknisistä määrittelyistä tulee olla kunnossa.

3. Markkinakartoitus:

Hankintayksikön kannattaa tehdä huolellinen markkinakartoitus ennen tarjouspyynnön julkaisemista. Suositeltavaa on käydä keskustelua markkinoilla toimivien yritysten kanssa hankintasääntelyn mahdollistamissa rajoissa. Markkinakartoituksen välineet valitaan kyseessä olevan hankinnan mukaisesti, ja ne voivat olla kirjallisia ja / tai suullisia.

Yhteenveto

Asiantuntijapalveluiden kilpailuttaminen hankintalain mukaisesti on tärkeä, mutta haastava prosessi. Huolellinen suunnittelu, avoimuus ja kunnollinen arviointi ovat avain onnistuneeseen kilpailutukseen. Näiden periaatteiden noudattaminen ei ainoastaan edistä kilpailua ja tarjontaa, vaan myös varmistaa julkisten varojen tehokkaan käytön ja parhaan mahdollisen palvelun saannin.

Asiantuntijapalveluiden kilpailuttamisen haasteet ja käytännön vinkit onnistumiseen – Webinaari

Dominus Hankinnat Oy järjestää webinaarin asiantuntijapalveluiden kilpailuttamisesta. Kokeneet asiantuntijamme kertovat asiantuntijapalveluiden kilpailuttamiseen liittyvistä keskeisimmistä haasteista sekä antavat vinkkejä onnistuneeseen kilpailutukseen. Webinaarissa syvennetään tarkemmin muun muassa seuraaviin teemoihin:

• Hankinnan huolellinen valmistelu ja markkinatoimijoiden osallistaminen
• Vertailuperusteet ja painoarvot – ei vain hintaa tai kokemusvuosia
• Sopimuskaudenaikainen onnistunut yhteistyö

Webinaari järjestetään etäyhteydellä verkossa (Teams) torstaina 26.9. klo 10–11. Webinaari on maksuton. Webinaarissa esitetyt materiaalit jaetaan kaikille ilmoittautuneille.