Yhteenveto neljännestä webinaaristamme – Asiantuntijapalveluiden kilpailutus

Viime viikon torstaina järjestimme järjestyksessään vuoden neljännen webinaarimme, jossa syvennyimme asiantuntijapalveluiden kilpailuttamiseen. Haluamme kiittää lämpimästi kaikkia osallistujia.

Webinaarissamme käsittelimme konkreettisten esimerkkien avulla asiantuntijapalveluiden kilpailuttamista koskevia kysymyksiä ja haasteita.

Alla kootusti muutamia keskeisiä teemoja ja vinkkejä, joita webinaarin aikana nostimme esiin:

1. Valmistaudu huolella ja hyödynnä mahdollisuus markkinavuoropuheluun

Kilpailutuksen onnistuminen lähtee huolellisesta valmistautumisesta. On tärkeää, että hankintayksikkö tuntee hankinnan kohteen perusteellisesti ja asettaa sille selkeät tavoitteet hankinnan valmisteluvaiheessa. Lisäksi onnistunut kilpailutus edellyttää, että hankintayksikkö tuntee markkinoilla olevat palvelut ja kykenee laatimaan hankinta-asiakirjat, joiden perusteella saadaan valikoitua hankintayksikön tarpeita parhaiten palveleva ratkaisu. Yksi hyvä tapa varmistaa, että tarjouspyyntö vastaa markkinoiden tarjontaa, on hyödyntää markkinavuoropuhelua. Tämä vaihe auttaa varmistamaan, että tarjouspyyntö on oikeasuhtainen, oikeasisältöinen sekä potentiaalisten tarjoajien kannalta realistinen ja houkutteleva. Oikeanlaisten vähimmäisvaatimusten asettamisen ja riittävän kilpailun lisäksi on toki markkinavuoropuhelun avulla myös tärkeää varmistaa, että tarjouspyynnössä asetetut vertailuperusteet johtavat myös tosiasiassa hankintayksikön kannalta parhaaseen lopputulokseen (mm. hinnoittelumekanismit ja tosiasiallista laatua mittaavat laatuvertailuperusteet).

2. Erottele laatuvaatimukset ja hankinnan kohteen vähimmäisvaatimukset

Laadun ja hankinnan kohteen (sekä soveltuvuuden) vaatimukset menevät usein sekaisin myös asiantuntijapalveluissa. On tärkeää ymmärtää, että hankinnan kohteelle asetetut vähimmäisvaatimukset ovat tosiasiassa osa laatua, koska niillä on oma roolinsa ”vähimmäislaatuna”. Tämä toisin sanoen tarkoittaa, että asiantuntijapalveluiden (hankinnan kohteen) vähimmäisvaatimukset ovat hankinnan vähimmäisvaatimustaso myös laadullisesti (ns. tarjottuun hintaan sisältyvä laatu). Lisäksi on muistettava, että vähimmäislaadun täyttävän toimijan kanssa on kyettävä toimimaan sopimuskaudella, mikäli asetetut vertailuperusteet ja painotukset mahdollistavat sen, että halvimmalla vertailuhinnalla on mahdollisuus voittaa ilman laatupisteitä.

3. Arvioi, paljonko olet valmis maksamaan lisälaadusta

Kilpailutuksessa hinta ja laatu ovat keskeisiä tekijöitä, mutta niiden painotukset vaihtelevat hankinnan kohteesta riippuen. On tärkeää miettiä tarkkaan, kuinka paljon olet valmis maksamaan laadusta. Kun tunnet markkinan ja tiedät laadun merkityksen omalle hankinnallesi, pystyt paremmin tasapainottamaan hinnan ja laadun kilpailutuksessa.

Webinaarissa esittelimme esimerkin, jossa yhden laatuperusteen hinta tarjousten vertailuvaiheessa laskettuna oli noin 100 000 euroa.

4. Hyödynnä tarkoituksenmukaiset työkalut palveluntarjoajan laadun mittaamiseen 

Laadun arvioinnissa kannattaa hyödyntää työkaluja ja mittareita, jotka myös tosiasiassa tukevat hankintasi tavoitteita ja ennen kaikkea tekevät eroja palveluntarjoajien välille. Asiantuntijapalveluissa yleisesti käytetyt henkilöreferenssit tai kokemusvuodet eivät välttämättä ole aina paras mittari. Webinaarissa annoimme esimerkkejä siitä, mitä haasteita henkilöreferenssien käytössä usein ilmenee, ja miten toteuttaa laatuvertailu onnistuneesti, esimerkiksi haastattelun tai asiakastyytyväisyyskyselyn avulla.

5. Vertaile läpinäkyvästi 

Läpinäkyvä vertailu on avain onnistuneeseen hankintapäätökseen: Kun laatu- ja hintakriteerit on tarjouspyynnössä yksiselitteisesti ja selkeästi määritelty, pystyy hankintayksikkö vertaamaan tarjouksia objektiivisesti ja perustelemaan valinnan myös tarjoajille. Läpinäkyvyys luo luottamusta ja auttaa varmistamaan, että valinta perustuu todellisiin tarpeisiin ja parhaaseen tarjoukseen.

Toivomme, että webinaarimme vinkit antavat lisävarmuutta ja uusia näkökulmia asiantuntijapalveluiden kilpailutukseen. Jatkamme tämän ja muiden tärkeiden aiheiden käsittelyä tulevissa webinaareissamme.

Älä epäröi olla yhteydessä, mikäli hankintoja koskevat kysymykset askarruttavat!