Markkinakartoituksen järjestäminen osana hankinnan valmistelua

Markkinakartoituksen järjestäminen on olennainen osa julkisia hankintoja ja hankinnan valmisteluvaihetta. Markkinakartoitus auttaa hankintayksiköitä ymmärtämään markkinoita, arvioimaan tarjontaa / tarjoajia ja varmistamaan, että hankinta tullaan toteuttamaan tarkoituksenmukaisesti ja taloudellisesti järkevällä tavalla. Markkinakartoituksen onnistuminen edellyttää kuitenkin hankintayksiköltä aktiivista otetta, eikä pelkkä tietopyynnön julkaisu julkisten hankintojen ilmoituskanavissa useinkaan tuo toivottua lopputulosta.

Tietopyyntö ei motivoi tarjoajia vastaamaan siinä esitettyihin kysymyksiin, jos kysymykset ovat hyvin yleisellä tasolla ja yksilöimättömiä, eikä mitään tarkempia tietoja vielä anneta (esim. minkälaisia vähimmäisvaatimuksia asettaisit hankinnassa). Toisaalta isoa työmäärää tarjoajilta ilmaiseksi edellyttävät markkinavuoropuhelut ovat myös heikosti houkuttelevia. Siksi on tärkeää osata laatia tietopyyntö hyvin ja käyttää siihen tarpeeksi resursseja.

On tärkeää, että markkinakartoitus aloitetaan riittävän ajoissa, jotta hankintayksiköllä on aikaa toteuttaa se huolellisesti ja myös hyödyntää sitä kautta saatu tieto hankinnan valmistelussa. Hankintayksikön tulisi suhtautua tarjoajien palautteeseen ja vinkkeihin avoimin mielin. Vaikka kyseessä on toki aina eräänlainen markkinointitilanne / -kanava, on tarjoajilla useimmiten aito tahtotila vaikuttaa tulevaan hankintaan siten, että riittävä kilpailu toteutuu ja hankintayksikkö saa valittua tarpeitaan parhaiten vastaavan tarjoajan sopimuskumppaniksi.

Markkinakartoitus säästää aikaa ja vaivaa

Paras tietämys hankinnan kohteesta on aina tarjoajilla – hankintayksiköt eivät aina ole tarvitsemiensa palveluiden tai tavaroiden asiantuntijoita vastaavalla tavalla. Markkinakartoituksen avulla hankintayksikkö saa sellaista tärkeää tietoa, jota sillä ei lähtökohtaisesti muutoin olisi käytettävissään. Markkinakartoitus on erityisen tärkeää vaativissa ja laajoissa hankinnoissa sekä hankintayksikön toiminnan kannalta kriittisissä / strategisissa hankinnoissa.

Markkinakartoitukseen on perusteltua suhtautua siten, että se ei ole ns. ylimääräinen, ekstralisätyötä teettävä hankinnan valmisteluvaihe, vaan useimmiten tarpeellinen ja olennainen osa valmistelua: se myös säästää turhaa työtä seuraavista vaiheista. Huolellisesti toteutettu markkinakartoitus säästää hankintayksiköltä merkittävästi aikaa ja resursseja hankinnan myöhemmissä vaiheissa. Markkinakartoituksen avulla hankinta-asiakirjoista saadaan usein poistettua tarjoajien kannalta ongelmallisia vaatimuksia ja toisaalta täsmennettyä mahdollisia epäselvyyksiä tarjouspyynnössä. Markkinakartoitusvaiheessa (hankinnan valmisteluvaiheessa) hankintayksiköllä on vielä mahdollisuus korjata valmisteluvaiheessa olevia hankinta-asiakirjoja markkinoilta saadun palautteen perusteella parhaaksi katsomallaan tavalla. Myöhemmissä hankinnan vaiheissa tämä ei ole enää lähtökohtaisesti mahdollista, tai ainakin se on huomattavasti rajoitetumpaa. Tarjoajilta saadut kriittiset huomiot esimerkiksi osana lisätietokysymysvaihetta johtavat valitettavan usein hankinnan keskeyttämiseen ja sitä kautta koko hankinnan aikataulua koskeviin viiveisiin.

Markkinakartoituksen voi toteuttaa monella tavalla

Ennen markkinakartoituksen varsinaista aloittamista on tärkeää selvittää hankintayksikön tavoitteet: Onko tarkoituksena lähtökohtaisesti ainoastaan ymmärtää markkinatilannetta paremmin (minkälaisia tuotteita, palveluita ja palveluntarjoajia on saatavilla) vai halutaanko markkinakartoituksen avulla saada vastauksia myös yksityiskohtaisempiin kysymyksiin (mm. soveltuvuusvaatimukset, hankinnan kohteen vähimmäisvaatimukset, vertailuperusteet, sopimusehdot)?

Hankintayksiköllä on useita erilaisia keinoja toteuttaa markkinakartoitus, kuten esimerkiksi omatoiminen tiedonetsintä, yhteistyö muiden hankintayksiköiden kanssa, yleisten infotilaisuuksien järjestäminen, suorat yhteydenotot tiedossa oleviin tarjoajiin, tietopyyntö, toimittajakohtaiset markkinavuoropuhelut ja hankinta-asiakirjojen kommentointikierros. Vaikka hankintalaki ei varsinaisesti sääntele markkinakartoituksen toteuttamista, asettaa se kuitenkin erilaisia reunaehtoja, jotka hankintayksikön tulee huomioida markkinakartoitusta toteuttaessaan.

Vaikka hankintalaki ei varsinaisesti sääntele markkinakartoituksen toteuttamista, asettaa se kuitenkin erilaisia reunaehtoja, jotka hankintayksikön tulee huomioida markkinakartoitusta toteuttaessaan.

Ilmoittaudu etäkoulutukseen!

Dominus Hankinnat Oy järjestää “Markkinakartoituksen järjestäminen osana hankinnan valmistelua” -koulutuksen 28.11.2024.

Dominus Hankinnat Oy järjestää käytännönläheisen koulutuksen markkinakartoituksen järjestämisestä osana julkisten hankintojen valmistelua. Kokeneet asiantuntijamme kertovat markkinakartoituksen hyödyistä, vaiheista ja toteutusmuodoista sekä antavat konkreettisia vinkkejä onnistuneen markkinakartoituksen toteuttamiseen. Koulutuksessa syvennytään käytännön esimerkkien kautta tarkemmin muun muassa seuraaviin kysymyksiin:

  • Miksi markkinakartoituksen järjestäminen on tärkeää ja milloin se kannattaa tehdä?
  • Mitä markkinakartoituksella kannattaa selvittää
  • Miten markkinakartoitus kannattaa toteuttaa
  • Miten tarjoajat saadaan innostumaan markkinakartoituksesta?
  • Miten huomioin hankintalainsäädännön osana markkinakartoitusta
  • Mitä eri vaiheita onnistuneeseen markkinakartoitukseen sisältyy?
  • Miten huomioin markkinakartoituksen tulokset hankinnan myöhemmissä vaiheissa?

Asiantuntijamme ovat käytettävissä koulutuksen aikana myös markkinakartoitusta koskevissa muissa kysymyksissä.

Tarkemmat tiedot koulutuksesta:

  • Paikka ja ajankohta: Etäkoulutus (Teams) torstaina 28.11. klo 9–11.30
  • Kellonaika: 9.00–11.30
  • Kesto: 2,5 tuntia taukoineen
  • Koulutuksen hinta: 290 euroa (alv 0 %) / osallistuja.
    Saman organisaation muut osallistujat -50 %.

Huomioithan, että koulutuksen hintaan sisältyy varsinaisen koulutuksen lisäksi kattava koulutusmateriaali, joka toimitetaan heti pidetyn koulutuksen jälkeen.

Ilmoittaudu viimeistään 19.11.

Ilmoittaudu koulutukseen viimeistään 19.11.2024 tämän linkin kautta.

Dominus Hankinnat Oy

Julkisiin hankintoihin erikoistunut konsultti- ja lakiasiaintoimisto​

Onko sinulla kysyttävää hankintalain tai julkisten hankintojen prosesseista? Olipa kyseessä tarjouspyynnön laatiminen, vertailuperusteiden määrittely tai hankintapäätöksen valitusperuste ja valitusprosessi, meiltä saat asiantuntevaa apua. Autamme kaikissa hankintamenettelyyn liittyvissä kysymyksissä, mukaan lukien eri tarjouspalveluiden (kuten Cloudia) tai ilmoituskanavien (HILMA) käyttö, kilpailutukset.

Markkinaoikeus tai oikaisuvaatimus? Avullamme hoidat myös markkinaoikeusasiat sekä hankintayksikölle tehtävät oikaisuvaatimukset. Ota yhteyttä, niin varmistamme, että julkiset hankintasi hoituvat ammattitaitoisesti ja tehokkaasti!

Katariina Männistö

Jaa artikkeli
Uusimmat artikkelit