Mitä opimme markkinavuoropuheluja koskevasta koulutuksestamme?

Dominus Hankinnat järjesti 28.11. aamupäivän pituisen koulutuksen markkinakartoituksen aihepiiristä. (Jos mietit, mikä ero markkinavuoropuhelulla ja -kartoituksella on, jatka lukemista.) Koulutus oli jaettu kolmeen eri osioon, joista ensimmäisessä käytiin läpi yleisesti hankintalain markkinakartoitukselle asettamia raameja. Tästä keskeisiä huomioita on koottu alle.

Mikä ero sitten on markkinavuoropuhelulla ja markkinakartoituksella?

Markkinakartoitusta ja -vuoropuhelua käytetään usein synonyymin omaisesti, mutta koulutuksessa käytiin läpi myös tätä termilogian maailmaa: asia voidaan hahmottaa siten, että markkinakartoitus-käsitteen sisälle menevät varsinaiset hankinnan valmisteluun liittyvät markkinavuoropuhelut, eli ns. aktiivinen ja vuorovaikutteinen vuoropuheluvaihe. Koulutuksessa kuvattiin asiaa seuraavasti:

Markkinakartoitus on hankintayksikön suorittamaa, vapaaehtoista hankinnan valmistelua, jolla pyritään saamaan tietoa hankinnan kohteen markkinoista, jota hyödyntää hankintaa suunniteltaessa. Hankintalain 65 §:n mukaan ennen hankintamenettelyn aloittamista hankintayksikkö voi tehdä markkinakartoituksen hankinnan valmistelua varten ja antaa tietoa toimittajille tulevaa hankintaa koskevista suunnitelmistaan ja vaatimuksistaan.

Markkinakartoituksessa hankintayksikkö voi käyttää riippumattomia asiantuntijoita, muita viranomaisia tai toimittajia. Näiden tahojen neuvoja voidaan käyttää apuna hankintamenettelyn suunnittelussa ja toteuttamisessa, mutta neuvojen käyttäminen ei kuitenkaan saa johtaa kilpailun vääristymiseen eikä 3 §:ssä tarkoitettujen syrjimättömyyden ja avoimuuden periaatteiden vastaiseen menettelyyn.

Tämän enempää laki ei suoranaisesti markkinakartoitusta koskevaa prosessia tai sisältöä sääntele.

Markkinavuoropuhelu voidaan terminä erottaa sellaiseksi markkinakartoituksen osaksi/keinoksi, jolla hankintayksikkö:

1. Selvittää markkinoilla olevia vaihtoehtoja tai hankinnan kohteen kriteerejä, kutsumalla potentiaalisia toimittajia vuoropuheluun (esim. esittelemään palveluja / tuotteita).
2. Antaa itse tietoa potentiaalisille toimittajille hankintaa koskevista suunnitelmista ja vaatimuksista à toimittajille mahdollisuus esittää näkemyksensä vaatimuksista jo ennakolta.
3. Pyytää tietoa ja käy kommentointia hankinta-asiakirjojen tai muun materiaalin osalta potentiaalisten tarjoajien kanssa.
4. Markkinakartoitusta ei ole tyhjentävästi määritelty hankintalaeissa tai niiden esitöissä.
5. Tämä jättää hankintayksiköille laajan harkintavallan ja vastuun.
6. Tästä syystä markkinakartoituksessa ja erityisesti markkinavuoropuheluissa tai teknisissä vuoropuheluissa on varmistettava kilpailun säilyminen. Hankintayksikön on tärkeää ymmärtää tarjoajien ja hankintayksikön välinen myyjä-ostaja-asetelma.
7. Harkintavalta ja päätöksenteko tulee aina säilyä hankintayksiköllä, eli: älä aseta potentiaalisia tarjoajia markkinavuoropuhelussa keskinäiseen eriarvoiseen asemaan, vaan muista, että tahtipuikko säilyy hankintayksiköllä ja informaationjako tulee olla tasapuolista.

Käsittelimme koulutuksen kahdessa viimeisessä osiossa myös tarkemmin markkinavuoropuhelun toteuttamista käytännössä, ja keskustelimme muun muassa siitä, millaisin lähtötiedoin markkinavuoropuheluvaiheen voi käynnistää. Yleisesti voidaan sanoa, että hankintayksikön ei tarvitse tietää valmiiksi ”kaikkea” – joskus tiedetään enemmän ja joskus vähemmän: Markkinavuoropuheluvaiheen käynnistäminen onnistuu kevyesti ja monella eri tavalla.

Koulutuksessa syvennyttiin tarkemmin myös markkinavuoropuhelun erilaisiin toteutustapoihin käytännön esimerkkien kautta. Näistä laadimme oman artikkelin erikseen, joten ota sivu seurantaan, jos aihepiiri kiinnostaa. Mikäli kaipaat yksityiskohtaisempaa apua, olethan yhteydessä asiantuntijoihimme – me autamme markkinavuoropuheluiden suunnittelussa ja toteuttamisessa!