Hankintojen yhteydessä nousee usein esiin keskustelu vähimmäisvaatimuksista ja laatukriteereistä (laatuperusteet, laadulliset vertailuperusteet ja niin edelleen). Vaikka hankintojen kokonaislaatu muodostuu useista eri tekijöistä, voidaan laatua havainnollistaa portaittain. Näiden portaiden tunteminen auttaa niin tarjouskilpailuita valmistelevia hankintayksiköitä kuin tarjouskilpailuun osallistuvia yrityksiä.
Ensimmäinen porras, jolla asetetaan ja huomioidaan tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset eli ne kriteerit, joilla hankintayksikkö selvittää, onko tarjoajalla edellytyksiä osallistua tarjouskilpailuun. Tämä soveltuvuutta koskeva osuus voidaan terminologisesti erottaa omaksi kokonaisuudekseen itse tuotetta tai palvelua koskevasta vähimmäisvaatimus vs. laatukriteeri -punninnasta, vaikka tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset toimivat tärkeänä osana onnistunutta hankintaprosessia ja ne voidaan laajemmin ymmärtää osaksi eräänlaista tarjouskokonaisuuden vähimmäistasoa.
Hankintaprosessissa hankintayksikön on laadittava soveltuvuusvaatimukset, joita se sopimuskumppaneiltaan kulloisessakin hankinnassa edellyttää. Vastaavasti tarjoajayritysten on jo tarjouspyyntöihin tutustuessaan kiinnitettävä huomiota siihen, täyttävätkö ne asetetut vaatimukset, vai tyssääkö matka mahdollisesti kyseisen hankinnan kohdalla jo ensimmäiselle portaalle.
Kun tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset on havainnollistettu, siirrytään itse tuotetta tai palvelua koskeviin kriteereihin, eli portaille kaksi ja kolme.
Toisella portaalla hankintayksikkö asettaa hankinnan kohteelle vähimmäisvaatimuksia eli ne vaatimukset hankinnan kohteelle ja laadulle, jotka tuotteen tai palvelun tulee vähintään täyttää. Tällöin puhutaan minimitasosta, jonka alittavaa laatua hankintayksikkö ei tule hyväksymään. Tason alittavaa tarjousta ei näin ollen oteta osaksi tarjousten vertailua, joten potentiaalisen tarjoajan matka päättyy portaalle kaksi.
Kolmannella portaalla hankintayksikkö voi asettaa hankinnan kohteelle laatukriteereitä eli laadullisia vertailuperusteita, joilla se vertailee soveltuvuusvaatimukset täyttävät tarjoajat ja vähimmäisvaatimukset täyttävät tarjoukset. Kyse on tällöin lisälaadusta, eli sellaisesta laadusta, joka ylittää asetetut vähimmäisvaatimukset. Laatukriteerit antavat hankintayksikölle mahdollisuuden arvioida tarjottujen tuotteiden tai palveluiden laatua ja valita kokonaistaloudellisesti paras vaihtoehto tarpeisiinsa. Laatukriteerit voivat koskea esimerkiksi tarjotun palvelun tai tuotteen teknisiä ominaisuuksia, ympäristövaikutuksia tai muita hankinnan kohteeseen liittyviä ominaisuuksia. Tällöin puhutaan usein hinta-laatusuhteesta. On kuitenkin syytä huomioida, että hankintayksiköt voivat varmistaa riittävän laadun myös portaan kaksi vähimmäisvaatimuksilla, jolloin hankintaprosessi ei sisällä erillisiä lisälaatukriteerejä.
Hankintayksikölle on tärkeää löytää tasapaino tarjoajan soveltuvuusvaatimusten, tuotteen tai palvelun vähimmäisvaatimusten ja laatukriteerien välillä. Liian tiukat soveltuvuus- tai vähimmäisvaatimukset voivat rajata tarjoajakenttää tarpeettomasti ja rajoittaa kilpailua, kun taas liian löyhät vaatimukset voivat johtaa tarjouksiin, jotka eivät vastaa hankinnan tarpeita tai sovellu tuotteen tai palvelun aiottuun käyttötarkoitukseen. Laatukriteerien avulla voidaan varmistaa, että valittu tarjous täyttää tarpeet kokonaistaloudellisesti edullisimmalla tavalla.
Yhteenvetona voidaan siis todeta, että vähimmäisvaatimuksilla ja laatukriteereillä on tärkeä rooli hankintaprosessissa. Tasapainoinen lähestymistapa näiden kahden välillä varmistaa, että hankinnat ovat tehokkaita, taloudellisia ja palvelevat parhaiten hankintayksiköiden tarpeita.
Toni Tainio
Hankintalakimies, OTM
