Tarjouspyyntö
Tarjouspyyntö on keskeinen – ellei keskeisin – asiakirja hankintaprosessissa. Tarjouspyynnöllä hankintayksikkö pyytää tarjouksia toimittajilta tai palveluntarjoajilta tietystä tuotteesta tai palvelusta. Kilpailutuksen tavoitteena on löytää tarjouspyynnön mukainen ja siinä määriteltyjen ehtojen perusteella määritettävä kokonaistaloudellisesti edullisin ratkaisu. Tarjouspyyntö määrittää sen, mitä ja millä ehdoilla ollaan hankkimassa. Hankintapäätöksen lopputuloksen ja tarjousten vertailun tulee perustua tarjouspyynnössä yksilöityihin vertailukriteereihin.
Mitä tarjouspyyntö sisältää?
Tarjouspyyntö sisältää yksityiskohtaiset tiedot hankinnan kohteesta. Tarjouspyyntöön tulee liittää myös luonnoksena hankintaan sovellettavat sopimusehdot. Tarjouspyynnön yksi keskeisin elementti on se, että siinä on hankintalain mukaan määriteltävä kaikki ne vertailuperusteet, joiden avulla tarjoukset arvioidaan. Vertailuperusteet voivat sisältää hinnan lisäksi laadullisia tekijöitä, kuten teknisiä ominaisuuksia tai palvelun laatutasoa kuvaavia elementtejä taikka ympäristönäkökohtia. Hankintayksikkö voi myös painottaa hinnassa elinkaarikustannuksia.
Tarjouspyyntöprosessiin kuuluu mahdollisuus esittää lisätietokysymyksiä, jolloin tarjoajat voivat pyytää tarkennusta tarjouspyyntöön tarjousaikana ennen tarjouksensa jättämistä.
Lopullinen hankintapäätös perustuu saatujen tarjousten vertailuun tarjouspyynnössä määriteltyjen kriteerien perusteella. Hankintapäätöksessä on kuvattava ne perusteet, joihin valinta ja lopputulos perustuu.
Tarjouspyyntö – hankinnan kohteen kuvaus
Tarjouspyynnössä hankinnan kohteen kuvaus on keskeinen osa dokumentaatiota, koska sen perusteella tarjoaja arvioi, onko hänellä tarjota hankintayksikön tarvitsemaa lopputuotetta/palvelua. Hankintalaki edellyttää hankinnan kohteen riittävän yksiselitteistä ja selkeää kuvaamista. Onnistuneella hankinnan kohteen kuvauksella hankintayksikkö varmistaa, että kaikki potentiaaliset tarjoajat saavat riittävän tiedon hankinnan kohteesta osallistumispäätöksensä tueksi, ja että hankintapäätös myös perustuu objektiivisiin ja selkeisiin kriteereihin, jotka täyttävät hankintayksikön tarpeet ja odotukset. Tämä edistää hankintaprosessin avoimuutta, tasapuolisuutta ja tehokkuutta, ja auttaa saavuttamaan parhaan mahdollisen lopputuloksen.
Hankinnan kohteen kuvaus määrittää tarkasti, mitä tuotteita, palveluita tai urakoita ollaan hankkimassa. Hankinnan kohteen kuvauksessa esitetään yksityiskohtaiset vaatimukset, jotka tarjotun ratkaisun on täytettävä – eli puhutaan niin sanotuista vähimmäisvaatimuksista, Nämä vaatimukset voivat liittyä esimerkiksi tuotteiden teknisiin eritelmiin ja ominaisuuksiin tai palveluiden toteutustapoihin. Teknisten eritelmien osalta kuvauksessa voidaan määritellä esimerkiksi materiaalit, mitat, suorituskykyvaatimukset ja muut vastaavat tekijät, jotka ovat olennaisia ja siten välttämättömiä hankinnan onnistumisen kannalta. Vähimmäisvaatimusten lisäksi hankinnan kohteeseen voi liittyä laadullisia ns. lisäominaisuuksia, jotka ylittävät vaaditun minimitason ja jotka voidaan huomioida esimerkiksi laatupisteytyksessä.
Palveluiden osalta hankinnan kohteen kuvauksessa voidaan määrittää palvelun sisältö, laajuus ja laatukriteerit. Tämä voi sisältää esimerkiksi aikataulut, henkilöstön pätevyysvaatimukset ja mahdolliset erityisosaamista vaativat osa-alueet. Jos kyseessä on urakkahankinta, kuvauksessa voidaan esittää yksityiskohtainen suunnitelma hankkeen toteutuksesta, mukaan lukien aikataulut, työnjohdon vaatimukset ja turvallisuuteen liittyvät standardit.
Ympäristö- ja sosiaaliset näkökohdat ovat myös yhä useammin osa hankinnan kohteen kuvausta. Esimerkiksi ympäristöystävällisyys voi olla keskeinen vaatimus hankinnan kohteelle, jolloin kuvauksessa voidaan edellyttää tiettyjä ympäristöstandardeja tai kestävää kehitystä edistäviä käytäntöjä. Sosiaalisiin näkökohtiin voi sisältyä vaatimuksia, jotka liittyvät esteettömyyteen, vastuullisuusnäkäkohtiin tai muuhun vastaavaan eettiseen seikkaan.
Lähtökohtana tarjouspyynnön laadinnassa suoraan hankintalain nojalla on, että hankintayksikkö saa melko vapaasti määritellä hankinnan kohteen tarpeensa mukaisesti – kunhan kriteerit on avoimesti kerrottu auki tarjouspyynnössä, ja määritellyssä on huomioitu tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun periaatteen vaatimukset.
Tarjouspyyntö – vertailuperusteet
Kun hankinnan kohde ja vähimmäisvaatimukset on kuvattu, tarjouspyynnössä tarjousten vertailuperusteiden huolellinen määrittely ja selkeä ilmoittaminen ovat avainasemassa. Ne varmistavat, että hankintayksikkö voi tehdä perustellun valinnan ja valita parhaan tarjouksen, ottaen huomioon sekä hinnan että laadun.
Vertailuperusteet ovat keskeinen osa hankintaprosessia.Vertailuperusteet määrittävät ne kriteerit, joilla tarjouksia tarkastellaan, ja niiden tulee olla selkeästi määriteltyjä sekä hankinnan kohteen kannalta perusteltuja ja oikein mitoitettuja. Tämä voi joskus olla haastavaa, minkä markkinaoikeuden oikeuskäytäntö ja hankintavalitusten sisältökin osaltaan osoittaa. Ongelmia esiintyy usein sen arvioinnissa, onko kriteerit asetettu oikein ja toisaalta siinä, onko niitä myöhemmin arvioitu tarjouspyynnössä kerrotun mukaisesti. Hankintayksikön keskeinen tehtävänä on ilmoittaa vertailuperusteet ja niiden painoarvot tarjouspyynnössä, jotta tarjoajat voivat toimittaa tarvittavat tiedot vertailua varten.
Vertailuperusteet voivat vaihdella riippuen hankinnan kohteesta ja luonteesta. Useimmiten käytetään joko halvinta hintaa taikka kokonaistaloudellista edullisuutta, jossa on huomioitu sekä laatu että hinta. Myös ns. ranskalainen urakka voi tulla kyseeseen, jolloin hinta on ennalta määritetty ja vertailussa huomioidaan ainoastaan laadulliset tekjät. Halvin hinta on suoraviivainen vertailuperuste, joka soveltuu erityisesti tavarahankintoihin, joissa tuotteen laatu on huomioitu asetetuissa vähimmäiskriteereissä, ja hinta on siten ainut ratkaiseva tekijä.
Paras hinta-laatusuhde on monimutkaisempi vertailuperuste, sillä se ottaa huomioon hinnan lisäksi laadullisia tekijöitä, kuten tekniset lisäominaisuudet, toiminnallisuuteen ja käytettävyyteen liittyvät seikat tai palvelun laadun tason vähimmäisvaatimukset ylittäviltä osin. Esimerkiksi konsultointi- tai arkkitehtipalveluiden hankinnoissa henkilöstön pätevyys ja kokemus voivat olla ratkaisevia tekijöitä, jotka huomioidaan parhaan hinta-laatusuhteen arvioinnissa.
Näitä tekijöitä voidaan mitata lukemattomin tavoin ja tärkeää onkin määrittää ja kuvata vertailu auki mahdollisimman hyvin.
Vertailuperusteiden tärkeysjärjestys ja keskinäinen painoarvo tulee myös ilmoittaa selkeästi tarjouspyynnössä. Tämä mahdollistaa sen, että tarjoajat ymmärtävät etukäteen ennen tarjouksensa jättämistä, mitkä kriteerit ovat hankintayksikölle tärkeimpiä ja mistä seikoista tarjouksen laatuarviointi on kiinni. Lähtökohta on. että tarjousten vertailuperusteita ei voi enää sen jälkeen muuttaa, kun tarjouspyyntö on julkaistu. Siten tarjouspyynnön sisältö sitoo sekä hankintayksikköä että tarjoajaa.
Lisätietokysymykset
Lisätietokysymykset ovat tärkeä osa tarjouspyyntöprosessia, sillä ne tarjoavat tarjoajille mahdollisuuden saada tarkennuksia ja lisätietoa tarjouspyynnön sisällöstä tarjousaikana. Näin tarjoaja voi pyrkiä varmistumaan siitä, että sen tarjous vastaa hankintayksikön vaatimuksia.
Tarjouspyynnössä on aina ilmoitettava, miten ja mihin mennessä lisätietokysymykset on jätettävä. Tämä varmistaa, että kaikki tarjoajat ovat tietoisia prosessin aikataulusta ja voivat esittää kysymyksensä ajoissa. Hankintayksikkö vastaa kaikkiin lisätietokysymyksiin ja julkaisee vastaukset tavalla, joka on kaikkien potentiaalisten tarjoajien saatavilla. Näin varmistetaan, että kaikilla tarjoajilla on tasapuoliset mahdollisuudet tehdä tarjous ja että heillä on käytössään sama tieto tarjouspyynnön vaatimuksista.
On huomionarvoista, että lisätietokysymysvaiheessa tarjouspyynnön tarkentaminen on melko rajallisesti mahdollista, eikä ns. isoja muutoksia enää voida tässä vaiheessa tehdä muuttamatta tarjouspyyntöä hankintalain vastaisella tavalla kesken menettelyn julkaisematta uutta tarjouspyyntöä.
Lisätietokysymysten jättäminen on siten myös mahdollisuus hankintayksikölle huomata ja korjata mahdolliset puutteet tai epäselvyydet tarjouspyynnössä. Mikäli kysymyksissä ilmenee esimerkiksi useilta tarjoajilta samaa epäselvyyttä, hankintayksikkö voi harkita tarjouspyynnön keskeyttämistä ja kilpailutuksen käynnistämistä korjattuna uudelleen.
Hankintamenettelyn valinta
Hankintamenettelyn valinta on kriittinen osa julkisia hankintoja, sillä se vaikuttaa suoraan hankintaprosessin avoimuuteen, tasapuolisuuteen ja tehokkuuteen. a onnistunutta prosessia. Tarjouspyynnössä tulee ilmoittaa valittu menettely ja siihen liittyvät ehdot .Hankintayksikön on varmistettava, että valittu menettely täyttää kaikki lakisääteiset vaatimukset ja soveltuu hankinnan toteuttamiseen, eli mahdollistaa parhaan mahdollisen tarjouksen valitsemisen.
Hankintalain mukaiset hankintamenettelytyypit on määritelty erikseen EU-kynnysarvon ylittäville hankinnoille sekä kansalliset kynnysarvot ylittäville hankinnoille. Kansalliset kynnysarvot alittavat ns. pienhankintamenettelyt jäävät pääosin hankintalain ulkopuolelle.
Yleisimpiä hankintamenettelyitä ovat avoin hankintamenettely, sekä kohteeltaan haastavammissa hankinnoissa käytetty neuvottelumenettely.
Hankintapäätös
Hankintamenettely päättyy hankintapäätökseen ja sen perusteella solmittavaan hankintasopimukseen. Hankintapäätös on dokumentti, joka ei pelkästään muodollisesti vahvista hankintaprosessin tuloksen, vaan myös varmistaa sen, että päätös on tehty läpinäkyvästi, oikeudenmukaisesti ja lainmukaisesti. Tämä on olennaista, jotta varmistetaan hankintaprosessin uskottavuus ja oikeusvarmuus. tarjojajien oikeusturvan kannalta.
Hankintayksiköllä on velvollisuus tehdä perusteltu päätös, jossa hankintayksikkö virallisesti ilmaisee menettelyn lopputuloksen, eli lähtökohtaisesti valitsee toimittajan ja päättää hankinnan toteuttamisesta. Hankintapäätöksen laadinnassa tulee noudattaa hankintalain 73 §:n mukaisia vaatimuksia.
Hankintapäätös sisältää olennaiset tiedot hankintamenettelyn kulusta ja lopputuloksesta. Vertailuhinta on aina julkinen tieto eikä sitä voida ilmoittaa liikesalaiseksi.
Erityisen tärkeää on, että hankintapäätöksessä esitetään riittävät perustelut siitä, miksi juuri valittu tarjous todettiin vertailuperusteiden mukaisesti kokonaistaloudellisesti edullisimmaksi / halvimmaksi. Tämä arviointi saa perustua ainoastaan tarjouspyynnössä ennalta ilmoitettuhiin vertailuun vaikuttaviin seikkoihin.
Hankintapäätöksen tulee myös sisältää muutoksenhakuohjeet. Hankintapäätökseen tehtävästä muutoksenhausta, eli hankintavalituksen ja / tai oikaisun tekemisestä on säännelty hankintalain 10 luvussa.
Tarvitsetko apua tarjouspyynnön laadintaan?
Olemme julkisiin hankintoihin erikoistunut konsultti- ja lakiasiaintoimisto.
Asiantuntijamme hallitsevat julkiset hankinnat ja tarjoavat asiakkaillemme yksilöllistä ja laadukasta palvelua.
Asiantuntijamme avustavat julkisyhteisöjä ja muita hankintayksiköitä julkisissa hankinnoissa. Hoidamme hankintayksikön puolesta tarjouskilpailun toteuttamisen sähköistä hankintajärjestelmää hyödyntämällä hankintalainsäädännön mukaisesti aina markkinakartoituksen toteuttamisesta ja tarjouspyynnön laadinnasta hankintapäätöksen tekemiseen saakka.
