Tarjouksen sitovuus ja tarjouksen täsmennyttäminen

Hankintalaissa lähtökohta on, että tarjoaja vastaa tarjouksensa tarjouspyynnön mukaisuudesta. Tämä tarkoittaa tarjoajan vastuuta siitä, että kilpailutukseen jätetty tarjous sellaisenaan kuin se on, täyttää hankintayksikön tarjouspyyntöasiakirjoissa määrittelemät vaatimukset. Samaan aikaan tarjous siis sitoo sellaisenaan tarjouksen antajaa. Tämä pääsääntö on melko tiukka ja yksiselitteinen.

Ainut selkeä hankintalain mukainen poikkeus tähän pääsääntöön on tarjouksen täsmentämistä koskeva hankintayksikölle varattu mahdollisuus hankintalain 74 §:ssä. 

Hankintalain 74 §:n mukaan, jos tarjouksessa tai osallistumishakemuksessa olevat tiedot tai asiakirjat ovat puutteellisia tai virheellisiä taikka jotkut asiakirjat tai tiedot puuttuvat, hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa tai ehdokasta toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään tietoja tai asiakirjoja hankintayksikön asettamassa määräajassa. Edellytyksenä on, että menettelyssä noudatetaan hankintalain 3 §:ssä säädettyjä periaatteita kuten syrjimättömyys- ja suhteellisuusperiaatetta.

Pykälän mukaan kyse on mahdollisuudesta, ei velvollisuudesta. Tarjoajan näkökulmasta tämä siis tarkoittaa sitä, että täsmennysmahdollisuutta ei voi vaatia. Hankintayksikön ei tarvitse antaa tarjoajalle täsmennysmahdollisuutta.

Täsmennyspyyntö on rajattu työkalu

Täsmennyspyyntö on, ei ainoastaan harkinnanvarainen toimenpide, mutta myös sisällöltään ja laajuudeltaan rajattu työkalu. Sen tarkoitus on mahdollistaa asiakirjoissa olevien epäolennaisten puutteiden, ristiriitojen ja virheiden korjaaminen. Eli säännöksen tarkoituksena on taata se, että hankintayksiköllä ei suoraan ole velvollisuutta hylätä tarjousta sellaisten vähämerkityksellisten virheiden tai puutteiden takia, joilla ei ole kokonaiskuvassa todellista merkitystä.

Täsmennyksellään tarjoaja ei kuitenkaan voi parantaa tarjoustaan eikä tehdä jälkikäteen tarjouspyynnön vastaista tarjousta tarjouspyynnön mukaiseksi. Rajanveto sille, mitä voi täsmentää ja mitä ei, on varsin hankalaa melko useissa tapauksissa.

Millaisiin tilanteisiin täsmennyspyyntö sopii?

Täsmennyspyyntö voi sopia lähinnä tilanteisiin, jossa tarjouksessa jokin jo oleva asiasisältö on joltain osin epämääräinen tai esim. sama asia on ilmoitettu tarjousasiakirjoissa kahdella eri tavalla taikka siihen on jäänyt selkeä tekninen virhe (kirjoitusvirhe, pilkkuvirhe, jokin muu selkeä virheellisyys).  Sallittua voisi olla esimerkiksi selkeän pilkkuvirheen korjaaminen annetussa tarjoushinnassa. Joissain tilanteissa hankintayksikkö voi antaa tarjoajan täydentää tarjoustaan sellaisten puuttuvien hintojen osalta, jotka eivät ole kokonaisuuden kannalta olennaisia. Tällainen hinta voisi olla jonkin optiona (valinnaisena) pyydetyn lisähankittavan tuotteen hinta, jota ei oteta huomioon tarjousten hintavertailussa. Tällaisia olisivat esimerkiksi hinnat, joita ei käytetä tarjousten vertailussa taikka osahinnat, joiden merkitys hintavertailussa on hyvin pieni. Näissä hankintayksikön tulee käyttää tarkasti harkintaa.

Hankintayksiköiden tulee vielä huomioida se, että tilanteessa, jossa tarjousten tarkennustarve johtuu hankintayksikön vastuulla olevasta asiakirjasta, kuten tarjouspyynnön virheestä tai epäselvyydestä, hankintayksikön on korjattava virheellinen tarjouspyyntö. Tarjouspyynnön virhettä ei siten voi korjata tarjousten täsmennyttämisellä, mikäli esimerkiksi jokin vaatimus on jälkikäteen tarjousten arviointivaiheessa osoittautunut epäselväksi. Muutosten tekeminen hankinta-asiakirjoihin voi edellyttää hankintailmoituksen muuttamista korjausilmoituksen avulla tai koko tarjouspyynnön julkaisemista uudelleen.

Yhteenveto

  • Tarjoaja: ole tarkkana tarjouksen kanssa ja tarkista sisältö ennen lähettämistä, lähtökohtaisesti tarjous on lopullinen ja sitoo sellaisenaan
  • Hankintayksikkö: hankintayksikkö voi pyytää täsmennystä tarjoukseen joissakin tilanteissa, joissa täsmentäminen ei johda tarjouksen parantamiseen eikä vaikuta tarjoajien keskinäiseen syrjimättömään ja tasapuoliseen kohteluun
  • Yleisesti muistutuksena, että hankintayksikön ei ole pakko pyytää täsmennystä, vaan pyynnön esittäminen on sen harkinnassa

Jos täsmennyspyyntöä harkitaan, kannattaa se muotoilla hyvin huolellisesti ja tarkistuttaa asiaan perehtyneellä asiantuntijalla. Sama tilanne on täsmennyspyyntöön vastaamisen kanssa. 

Dominus Hankinnat Oy

Julkisiin hankintoihin erikoistunut konsultti- ja lakiasiaintoimisto​

Onko sinulla kysyttävää hankintalain tai julkisten hankintojen prosesseista? Olipa kyseessä tarjouspyynnön laatiminen, vertailuperusteiden määrittely tai hankintapäätöksen valitusperuste ja valitusprosessi, meiltä saat asiantuntevaa apua. Autamme kaikissa hankintamenettelyyn liittyvissä kysymyksissä, mukaan lukien eri tarjouspalveluiden (kuten Cloudia) tai ilmoituskanavien (HILMA) käyttö, kilpailutukset.

Markkinaoikeus tai oikaisuvaatimus? Avullamme hoidat myös markkinaoikeusasiat sekä hankintayksikölle tehtävät oikaisuvaatimukset. Ota yhteyttä, niin varmistamme, että julkiset hankintasi hoituvat ammattitaitoisesti ja tehokkaasti!

Iina Kajander

Jaa artikkeli
Uusimmat artikkelit