Vähimmäisvaatimus vai laatuvaatimus?

Hankintayksikkö asettaa tarjouspyynnössä erilaisia vaatimuksia hankinnan kohteelle. Vähimmäisvaatimukset ovat ehtoja, jotka tarjoajan on aina ehdottomasti täytettävä, jotta tarjous voidaan ylipäätään ottaa huomioon. Vähimmäisvaatimusten täyttäminen on perusedellytys tarjouksen hyväksymiselle.

Esimerkki: Kunta julkaisee tarjouspyynnön uuden tietojärjestelmän hankinnasta. Yksi tarjouspyynnön ehdottomista vähimmäisvaatimuksista järjestelmälle on seuraava:

Tietojärjestelmän on täytettävä seuraava tekninen vähimmäisvaatimus: Järjestelmän on tuettava vähintään 500 samanaikaista käyttäjää ilman suorituskyvyn heikkenemistä.

Näin ollen 500 tai tämän ylittävä samanaikaisen käyttäjän mahdollistama suorituskyky hyväksytään. Sillä ei kuitenkaan vähimmäisvaatimuksen kannalta ole lisäarvoa, vaikka suorituskyky mahdollistaisi 3000 käyttäjää, ellei tätä ole erikseen kirjattu ja huomioitu laatuvaatimuksena (ks. esimerkki alla).

Laatuvaatimukset julkisissa hankinnoissa

Laatuvaatimukset puolestaan määrittävät tarjouksen laadulliset kriteerit, joilla pyritään varmistamaan hankinnan kohteen korkea laatu vähimmäisvaatimukset ylittäviltä osin. Vähimmäistasosta ei voi antaa laatupisteitä, koska vähimmäis- ja laatuvaatimukset eivät saa olla päällekkäisiä.

Toisin kuin vähimmäisvaatimukset, laatuvaatimusten täyttäminen vaikuttaa tarjouksen pisteytykseen ja sitä kautta valintaan, mutta sen täyttyminen ei ole tarjouksen hyväksymisen ehdoton edellytys.

Esimerkki: Samassa tietojärjestelmähankinnassa laatuvaatimuksena voisi olla vaikka järjestelmän skaalautuvuus siten, että samanaikaisen käyttäjäkapasiteetin ollessa esimerkiksi yli 1000, tarjoaja saisi x määrän laatupisteitä tämän vaatimuksen täyttämisestä. Tarjoukset pisteytettäisiin näiden kriteerien perusteella, ja ns. ”extra-laatutasolla” olisi vaikutusta tarjousten vertailussa.

Vähimmäis- ja laatuvaatimusten erot

Vähimmäis- ja laatuvaatimusten ero on merkittävä, sillä vähimmäisvaatimukset ovat ehdottomia, kun taas laatuvaatimukset määrittävät tarjousten keskinäisen paremmuuden, eikä niiden täyttymättä jättäminen estä tarjoamista. Vähimmäisvaatimusten täyttämättä jättäminen johtaa tarjouksen hylkäämiseen, kun taas laatuvaatimukset auttavat erottamaan parhaat tarjoukset hyvistä.

Konkreettinen esimerkki: Kuvitellaan, että kunta hankkii urakoitsijan koulun rakentamiseen. Vähimmäisvaatimuksena voi olla, että rakennuksen tulee olla pintamateriaariltaan puuta. Laatuvaatimuksena voi olla ehdotetun rakennusmateriaalin energiatehokkuus erikseen tarkemmin tarjouspyynnössä määriteltävillä kriteereillä. Urakoitsija, joka täyttää kaikki vähimmäisvaatimukset, voi silti jäädä toiseksi, jos toisen tarjoajan ehdottamat materiaalit ja ratkaisut ovat laadullisesti energiatehokkuudeltaan parempia.

Ymmärrä erot – optimoi tarjouksesi

Ymmärtämällä vähimmäis- ja laatuvaatimusten eron tarjoaja voi optimoida tarjouksensa vastaamaan molempia vaatimuksia, toki huomioiden myös näiden hintavaikutuksen. Vähimmäisvaatimusten täyttäminen varmistaa tarjouksen hyväksymisen mukaan vertailuun eikä niitä voi jättää täyttämättä, kun taas laatuvaatimusten täyttäminen ja ylittäminen tuo laatuvertailussa lisäarvoa tietyllä hinnalla. Huolellinen valmistautuminen ja molempien vaatimustasojen tarkka huomioiminen on avain onnistuneeseen julkisen hankinnan tarjoukseen.

Jos tarjouspyyntö tuntuu tältä osin epäselvältä tai kaipaat muuten apua hyvän tarjouksen tekemisessä, olethan yhteydessä Dominuksen asiantuntijoihin – me autamme!

 

 

 

Iina Kajander

Jaa artikkeli
Uusimmat artikkelit