Markkinavuoropuhelun toteuttaminen

Kirjallinen ennakkoilmoitus

Markkinavuoropuhelun prosessi lähtee useimmiten käyntiin tietopyynnön julkaisemisella. Usein tällöin puhutaan tietopyynnön julkaisemisesta.

Tarjoajien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi markkinakartoituksesta ilmoittaminen (ns. Tietopyynnön julkaiseminen) avoimesti Hilma-ilmoituksella on suositeltavaa.

Kansallisissa hankinnoissa markkinakartoituksesta ilmoitetaan Hilmassa kansallinen ennakkoilmoitus / markkinakartoitus -lomakkeella. EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa tietopyyntö julkaistaan ennakkoilmoituslomakkeella.

Kirjallinen vuoropuhelu nivoutuu usein siten yhteen mahdollisten suullisten markkinavuoropuheluiden kanssa, että usein tietopyynnöllä tiedustellaan samalla halukkuutta osallistua suullisiin vuoropuheluihin.

Suullinen markkinavuoropuhelu

Suullisilla markkinavuoropuheluilla tarkoitetaan useimmiten kahdenvälisiä toimittajatapaamisia, joita hankintayksikkö käy hankinnan valmistelemiseksi tiedossaan olevien toimittajien kanssa. Suulliset vuoropuhelut ovat usein jatkoa kirjalliselle tietopyyntövaiheelle. Kiellettyä ei kuitenkaan ole ottaa mukaan muitakin tiedossa olevia toimittajia. Tämä ns. perinteinen ”markkinavuoropuhelu” käydään kuitenkin pääasiassa kahdenkeskisesti. Hankintayksikön tulee olla erityisen tarkkana sen suhteen, että se asettaa kaikki tahot keskenään yhdenvertaiseen ja tasapuoliseen asemaan sen osalta, että kaikille jaetaan sama tieto hankinnan valmistelusta, ja että markkinavuoropuheluissa kohtelu on tasapuolista eikä syrji tai suosi ketään tiettyjä toimittajaehdokkaita. Markkinavuoropuhelua voidaan käydä myös kirjallisen ja suullisen vuoropuhelun yhdistämisellä siten, että esimerkiksi suullisten vuoropuheluiden jälkeen kaikille osallistujille lähetetään lisäkysymyksiä tai materiaalia kirjallisesti.

Tekninen vuoropuhelu

Teknisellä vuoropuhelulla tarkoitetaan käytännössä asiakirjaluonnosten kommentointia, eli vuoropuhelun muotoa, jossa hankintayksikkö pyytää potentiaalisilta toimijoilta kommentteja tarjouspyyntöasiakirjoja koskeviin luonnoksiin. Hankintayksikön on syytä tässäkin muistaa tarjoajien tasapuolinen kohtelu sekä hankintalain säännökset, jotka kieltävät sen, että toimittaja pääsisi liikaa vaikuttamaan hankinnan valmisteluun siten, että kilpailu vääristyy (hankintalain 66 §). Hankintayksikkö on edelleen vastuussa tarjouspyyntöasiakirjojen sisällöstä.

Yleiset infotilaisuudet

Lisäksi hankintayksiköiden on mahdollista järjestää esim. yleisiä infotilaisuuksia, joissa se julkisesti tiedottaa suunnitteilla olevasta hankinnasta ja jakaa yhteisesti tietoa siitä kiinnostuneille. Tällainen ei-kahdenvälinen toimintamalli voi olla toimiva silloin, kun on tarve keskustella yleisellä tasolla hankinnan toteuttamisesta.

Yhteenvetona eri tavoista

Kuten todettua, hankintalaki ei sääntele markkinavuoropuheluiden toteuttamistapoja. Yllä kuvatut tavat ovat yleisimmin käytettyjä toimintamalleja eikä esitetty listaus ole tyhjentävä. Lisäksi usein samassa hankinnan valmistelussa hyödynnetään limittäin useampaa kuin yhtä toteutustapaa.

Mitä tietopyyntöön vähintään kannattaisi kirjata?

Ennakkoilmoituksen/tietopyynnön sisältö vaihtelee hyvinkin paljon tapauskohtaisesti. Se voi olla sisällöltään hyvin yleinen tai varsin yksityiskohtainen. Ensiksi mainitussa tapauksessa hankintayksikkö esimerkiksi vasta kartoittaa potentiaalista markkinaa tai markkinatoimijoita, ja yleisesti tiedustelee kiinnostusta tai vaihtoehtoja hankkia tietty palvelu tai tavara. Jälkimmäisessä tapauksessa tietopyyntö voi toisaalta sisältää jo hyvinkin tarkkoja kysymyksiä tarjouspyynnön luonnostellusta sisällöstä, ja siihen voi olla liitetty jo tarkempia liiteasiakirjojakin. Hankintayksikkö voi esimerkiksi laittaa kommenteille jo valmisteltua vaatimuksenasettelua.

Karkeasti voidaan sanoa, että tietopyynnössä olisi pyrittävä ilmoittamaan ainakin seuraavat asiakokonaisuudet, tarkkuustaso edellä todetusti vaihtelee tapauskohtaisesti:

1. Hankinnan kohde (riittävän informatiivisella tasolla, jotta markkinavuoropuheluun voi osallistua)
2. Alustava aikataulu (jos tiedossa). Huom. Markkinavuoropuhelu ei velvoita hankintayksikköä tekemään suunniteltua kilpailutusta.
3. Yhteystiedot ja yhteydenottotapa (kehen olla yhteydessä ja osoittaa esim. Ilmoittautumiset suullisiin vuoropuheluihin sekä esim. Tieto siitä, että tietopyyntöön vastataan tarjouspalvelun kautta)
4. Tietopyynnön sisältö (esim. kysymykset, joihin halutaan vastauksia, tai tieto siitä, että hankintayksikkö toivoo, että sille toimitetaan tietoa markkinoilla olevista ratkaisuista, esim. tuotekatalogit)

Lisäksi annamme vinkkinä seuraavat lisäykset julkaistavaan tietopyyntöön:

• Maininta siitä, että kyseessä ei ole tarjouspyyntö
• Maininta siitä, että annetut tiedot alustavia (esim. aikataulu)
• Maininta siitä, että vastaamatta jättäminen ei estä varsinaiseen kilpailutukseen osallistumista eikä sido tarjouksen jättämisessä
• Maininta liikesalaisuustietojen ilmoittamisesta
• Muut tarvittavat ehdot (tapauskohtaisesti)

Yhteenveto

Tästä artikkelista paina muistiisi seuraavat asiat:

• Hankintayksikön ei tarvitse tietää valmiiksi ”kaikkea”, jotta tietopyyntö voidaan julkaista – joskus tiedetään enemmän ja joskus vähemmän.
• Markkinavuoropuheluvaiheen käynnistäminen onnistuu kevyesti ja monella eri tavalla.
• Markkinavuoropuhelua voidaan toteuttaa useampi kierros ja eri tavoin samassa prosessissa. (RESURSOI OIKEIN, MITOITA KEINOT TAVOITTEESEEN.)
• Muista tasapuolisuus informoimisessa ja suhtaudu kriittisesti liian ”aggressiiviseen” avuntarjoamiseen.
• Muista liikesalaisuusasiat.
• Muista hankintalain 66 § (osallistuminen hankinnan valmisteluun).

Mikäli kaipaat yksityiskohtaisempaa apua, olethan yhteydessä asiantuntijoihimme – me autamme markkinavuoropuheluiden suunnittelussa ja toteuttamisessa!